El control de presencia laboral de empleados, los retos a los que se enfrentan las empresas

Desde el pasado 12 de mayo está en vigor la norma laboral que obliga a todas las empresas a registrar las horas de trabajo de sus empleados. Algunos empleados ven la norma con desconfianza mientras que desde sindicatos como CSIF destaca la normalidad de esta medida ya obligatoria desde hace años en el sector público.

UGT señala la necesidad de mejorar la regulación de algunos aspectos como las pausas laborales y otros sindicatos como CNT ya detectaron desde las primeras jornadas con la normativa en vigor incidencias en sectores como el de la hostelería.

Desde el punto de vista de los trabajadores, la medida acarrea división de opiniones y suscita dudas en cuanto a la implantación. Muchos empleados admiten que su horario de trabajo es flexible y que sus propias organizaciones permiten la gestión del horario atendiendo a las necesidades de los empleados y la empresa.

La normativa, el Real Decreto 8/2019 de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la entidad de trabajo, obliga a registrar la jornada de trabajo bajo multa de entre 626 euros y 6.250 euros y tiene como objetivo, entre otras medidas, hacer frente al elevado número de horas extras impagadas.

Cada semana en España se realizan en España 6,45 millones de horas extra y el 43,8% quedan sin remunerar. Sectores como el financiero, los seguros, las actividades profesionales y la enseñanza son donde menos se cobran estas horas trabajadas.

Atendiendo a los datos de la Encuesta de Población Activa, el número de horas extra impagadas en nuestro país se mantiene más o menos constante desde el año 2009, entre los 5 y los 6 millones de horas.

Las primeras semanas desde que ha entrado en vigor esta normativa está suponiendo todo un quebradero de cabeza, especialmente para las pymes dedicadas a actividades en las que el trabajador no tiene una sede fija: comerciales, trabajadores de la limpieza o aquellos que realizan su trabajo desde casa.

La gran duda con respecto a este Real Decreto es que no se ha establecido un modelo formal de registro ni un soporte determinado, de modo que son las propias empresas las que están proponiendo métodos digitales o analógicos, más o menos evolucionados y seguros, para cumplir con la medida.

Un respiro para las empresas

Ante esta novedad, que supone un cierto estrés en las empresas, el gobierno ha dado un respiro a las empresas, pues hasta el momento Inspección de Trabajo no ha establecido un sistema de registro de jornada en todas las empresas, por lo que está permitiendo “llegar” tarde, si se muestra voluntad de cumplimiento de la jornada laboral.

Las multas, de gran cuantía, solo van a ir en esta primera fase de la medida en vigor contra aquellas empresas en las que se produzcan indicios claros de incumplimiento o denuncias. En las situaciones en las que Inspección de Trabajo no apruebe las medidas de acreditación de horarios en las empresas pero sí que la empresa en cuestión está ultimando el sistema de registro de jornada o negociando con los trabajadores, no habrá multa pero sí requerimiento para que todo se ponga en orden en un plazo determinado, es decir, habrá margen de negociación, pero no será indefinido.

¿Cómo incorporar sistemas de registro de horarios?

La obligación de registro de jornada se impone ahora para todas las empresas como intento de dar respuesta al control de las horas extraordinarias impagadas. Las empresas deben responsabilizarse del registro diario de inicio y finalización de la jornada de trabajo, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que permiten los márgenes del Estatuto de los Trabajadores.

Es importante que las empresas cuenten con sus empleados para el diseño del sistema de registro y solo en defecto de acuerdo las empresas pueden implantar de manera unilateral un sistema previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.

A raíz de esta normativa están proliferando ya aplicaciones para móvil para llevar a cabo el registro de jornada en las empresas. Con respecto a estas aplicaciones, los expertos tienen dudas, pues si la empresa obliga a instalar la app en el teléfono de empresa, esto es posible, pero la cuestión no está tan clara si el teléfono es personal.

Un sistema diferente es el que proponen paquetes de software como Go Time, ideales para el control de presencia. Mediante este programa informático, todos los empleados pueden activar su control de presencia y así evitar una posible sanción.

Go Time ofrece diferentes dispositivos para registrar las horas trabajadas: reloj fichador, llavero fichador y propuestas más evolucionadas como un sensor lector de huella dactilar y otros sistemas biométricos de control de presencia.

¿Cómo funciona Go Time?

Go Time es un paquete informático que incluye todos los accesorios para comenzar a registrar el horario de los empleados de modo fiable y a un precio económico. La oferta de lanzamiento tiene un precio de 59 euros y la cuota mensual por mantener este sistema es de 10 euros al mes.

El software incluye mantenimiento del sistema, actualizaciones del software, generación y envío de informes y servicios imprescindibles para el funcionamiento del sistema y el cumplimiento de la normativa. Con Go Time, las empresas pueden registrar hasta 10 trabajadores, pagando solo 1 euro más por empleado adicional.

El sistema que propone Go Time está ideado especialmente para el control horario de trabajadores en pequeñas y medianas empresas, para que el proceso de fichar sea cómodo a través de dispositivos como relojes fichadores o llaveros.

Una de las ventajas más importantes de programas de control de presencia como Go Time es que resulta muy cómodo, pues el sistema envía de manera automática a gestores y empleados la plantilla de datos de asistencia, sin necesidad de tener que molestarse para extraer mes a mes los datos de la máquina de fichar.

Los sistemas como Go Time son, por lo general, fácilmente instalables y, en muchos casos, muy económicos, pues se pueden montar directamente sobre el PC del negocio o la TPV. Además, se adaptan de forma automática a los cambios en la legislación vigente.